4Time: Das Cockpit für Projektunternehmen

Steuerung und Controlling von Projektunternehmen sind anspruchsvolle Aufgaben. Auf der einen Seite müssen Manager die Unternehmensziele und die langfristige Planung im Auge behalten und zielstrebig verfolgen. Auf der anderen Seite müssen sie flexibel auf die Unwägbarkeiten des Projektgeschäfts reagieren.

Das Werkzeug 4Time kann helfen: Es bietet kleinen und mittleren Unternehmen integrierte Funktionalität zur Firmensteuerung und für das Multiprojektmanagement.

Haben Sie das Ruder in der Hand?

Oft sind Managementprozesse und -methoden zwar auf der Ebene einzelner Projekte definiert – ein durchgängig umgesetztes und IT-unterstütztes Multiprojektmanagement findet man aber selten. Ohne einen solchen umfassenden Ansatz sind faktenbasierte Entscheidungen im Sinne einer zielgerichteten Unternehmensentwicklung allerdings kaum möglich.

Fundierte Entscheidungen werden insbesondere dadurch erschwert, dass relevante Daten häufig in unterschiedlichen, nicht integrierten Systemen vorliegen. Um einen Überblick über Mitarbeiter zu gewinnen, die für zukünftige Projekte verfügbar sind, können zum Beispiel Daten aus Zeiterfassungssystem, Urlaubsliste, Vertragsdatenbank und den Projektplänen unterschiedlicher Projekte relevant sein.

Um als Grundlage für Entscheidungen dienen zu können, müssen diese verstreuten Daten zunächst oft mit erheblichem Aufwand und der Gefahr potenzieller Fehler manuell ausgewertet werden.

Volle Fahrt? Egal wohin?

Diese weit verbreiteten Defizite bei den internen Prozessen und der IT-Infrastruktur sind in der Regel bekannt, werden aber in ihrer Bedeutung oft unterschätzt: „ Hauptsache, die Projekte laufen und die Kunden sind zufrieden!“

Projekterfolg und Kundenzufriedenheit haben selbstverständlich einen festen Platz bei den Unternehmenszielen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren jedoch überdurchschnittlich von leistungsfähigen und zufrie­denen Mitarbeitern und einer geringen Fluktuationsrate.

Für eine zielgerichtete Unternehmensentwicklung müssen daher die längerfristigen Folgen mangelnder Koordination und Steuerung vermieden werden: Dazu gehören insbesondere Überlastung (Überstunden, Urlaubsstau) oder Unterforderung einzelner Mitarbeiter sowie eine stagnierende Firmenentwicklung, die zu fehlenden oder verzögerten Perspektiven für Schlüsselpersonen im Unternehmen führt.

Unternehmenssteuerung leicht gemacht: Der 4Soft-Ansatz

In der mehr als achtjährigen Firmengeschichte hat 4Soft in den Bereichen des Projekt- und Multiprojektmanagements umfangreiche praktische Erfahrungen gesammelt und Lösungsansätze kontinuierlich weiterentwickelt. Durch die inzwischen etablierten Prozesse, Methoden und Werkzeuge ist es in den vergangenen Jahren gelungen, Umsatz und Gewinn zu steigern, neue Geschäftsfelder zu erschließen und gleichzeitig den Überstundenstand insgesamt zu senken und eine kontinuierliche Auslastung sicher zu stellen. Die bei 4Soft gereiften Prozesse sind schlank und leichtgewichtig und stellen für kleine und mittlere Projektunternehmen einen universellen Best-Practice-Erfahrungsschatz dar.

Zur effizienten Unterstützung dieser Prozesse und Methoden hat 4Soft eine maßgeschneiderte Werkzeugunterstützung entwickelt: das Multiprojektmanagement-Werkzeug 4Time.

Unternehmensführung: Doing the right projects

Basis für eine zielgerichtete Unternehmensführung ist die Definition messbarer Ziele. Unternehmensziele und strategische Schwerpunkte beziehen sich hierbei typischerweise auf einen überschaubaren Zeitraum von einem Geschäftsjahr.

Zur Zielerreichung nötige Maßnahmen und Budgets sind am Jahresanfang bereits grob eingeplant. 4Time verwaltet die Unternehmensplanung und kann jederzeit auf Knopfdruck eine aussagekräftige Standortbestimmung ausgeben. Aus Vertrags- und Angebotsdaten lässt sich das Auftragsbuch errechnen. Unter Berücksichtigung der gebuchten Aufwände aus der Zeiterfassung kann auch die Budgetplanung der Maßnahmen jederzeit mit dem aktuellen Ist-Stand verglichen werden. Auf diese Weise ist eine zielgerichtete Unternehmensführung möglich.

Multiprojektmanagement mit 4Time

Unternehmensziele und Maßnahmen bilden in der Folge die Grundlage für die Steuerung des Projektportfolios und somit den Rahmen für das operative Geschäft. Das Multiprojektmanagement koordiniert hierbei das Zusammenspiel der Prozesse auf strategischer und auf operativer Ebene und koordiniert Akquisition und laufende Projekte.

Ziel der Akquisitionssteuerung ist es, die gesteckten Umsatzziele zu erreichen und die strategischen Schwerpunkte nicht aus den Augen zu verlieren. Im Rahmen der übergreifenden Projektsteuerung sorgt das Multiprojektmanagement für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen Ressourcenplanung und Projektakquisition. Dabei gilt es, Leerlauf zu vermeiden, drohende Überlastungen zu erkennen und aufzulösen und die vorhandenen Personal-Ressourcen optimal einzusetzen. Grundlage für fundierte Entscheidungen und Lösungsstrategien bei der Akquisitions- und Ressourcenplanung sind verlässliche und aktuelle Daten aus den Projekten.

Durch eine übergreifende Projektsteuerung lassen sich relevante Planungsabweichungen und Prognoseänderungen in den einzelnen Projekten frühzeitig erkennen und entsprechend einbeziehen. Für das Multiprojektmanagement hält 4Time spezielle Übersichten für die projektübergreifende Ressourcenplanung sowie die aktuellen Akquisitionstätigkeiten bereit.

Projektmanagement: Best Practice nach V-Modell

Auf Projektebene finden Planung und Durchführung nach etablierten Management-Methoden statt. Als Partner bei der Entwicklung des deutschen Vorgehensmodell-Standards V-Modell XT verwendet 4Soft für die Projektdurchführung eine speziell zugeschnittene Version des aktuellen Vorgehensmodells.

Beim Projektabschluss werden Erfahrungen und Kennzahlen aus dem Projekt im Unternehmen kommuniziert, um die Prozesse ständig zu optimieren und weiter zu entwickeln.

Für den Projektleiter bietet 4Time eine versionierte Projekt- und Meilensteinplanung, ein einfaches Aufgabenmanagement, ISO-konforme Möglichkeiten zur Dokumentation wichtiger Projektentscheidungen sowie eine unkomplizierte Übersicht über angefallene Projektaufwände. Ein spezieller Projektstatusbericht fasst den aktuellen Stand im Projekt übersichtlich zusammen. 4Time übernimmt außerdem die Zeiterfassung und Urlaubsplanung, um jederzeit aktuelle und stimmige Ist-Daten für zahlreiche Auswertungen zu bieten. Da es sich hierbei um eine Basisfunktionalität handelt, die für alle Mitarbeiter jederzeit auch außerhalb des Firmennetzwerks verfügbar sein muss, bietet 4Time für die Zeiterfassung neben dem Java-Client auch einen Web-Client.